Na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz uchwały Rady Miasta Oświęcim Nr LXVIII/1063/23 z dnia 25 października 2023 r. w sprawie uchwalenia „Rocznego programu współpracy Miasta Oświęcim z organizacjami pozarządowymi działającymi w sferze pożytku publicznego na rok 2024” Prezydent Miasta Oświęcim ogłasza w dniu 20 marca 2024r. Otwarty konkurs ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych w obszarze „Wypoczynek dzieci i młodzieży” w 2024 roku.
I. Cele, rezultaty, warunki, termin i wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania:
1. Cel zadania: organizacja wypoczynku stacjonarnego, gwarantującego bezpieczne spędzanie czasu wolnego w okresie wakacji dla dzieci i młodzieży. Zajęcia mogą być prowadzone w formie półkolonii, spotkań/ imprez rekreacyjnych.
2. Proponowane rezultaty:
• organizacja określonej formy wypoczynku dla dzieci i młodzieży,
• organizacja różnego rodzaju zajęć podczas wakacji,
• liczba uczestników realizacji zadania,
• liczba godzin realizacji zajęć.
Rezultaty muszą być policzalne i możliwe do sprawdzenia, a ich osiągnięcie udokumentowane w sprawozdaniu z realizacji zadania. Można je mierzyć m. in. poprzez : listę obecności, dziennik zajęć, dokumentację fotograficzną, wykaz uczestników, plakaty.
3. Termin realizacji: od 15 maja do 31 sierpnia 2024r.
4. Warunki realizacji zadania:
• Oferent powinien posiadać doświadczenie i kwalifikacje niezbędne do realizacji zadania.
• Oferent jest zobowiązany przygotować i przeprowadzić wypoczynek zgodnie z obowiązującymi przepisami szczegółowymi.
• Dotacja może zostać przeznaczona tylko dla dzieci i młodzieży zamieszkałych w Oświęcimiu.
• Wypoczynek winien być przeprowadzony w czasie wakacji tj. w okresie od 24 czerwca do 31 sierpnia 2024 r.
• Jeżeli oferent będzie pobierał opłatę od uczestników zadania w ramach wypoczynku stacjonarnego, powinien prowadzić w tym zakresie działalność odpłatną pożytku publicznego.
5. Kwota przeznaczona na realizację zadania: 18 000 zł
II. Zasady przyznawania dotacji, realizacji i rozliczenia zleconego zadania:
1. Do podmiotów uprawnionych, mogących otrzymać dotacje w ramach otwartego konkursu ofert zaliczają się podmioty określone w art. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, prowadzące działalność pożytku publicznego. Podmioty przystępujące do konkursu powinny spełnić wszystkie n/w warunki:
1) prowadzą działalność statutową w dziedzinie objętej konkursem,
2) zamierzają realizować zadanie na rzecz mieszkańców miasta Oświęcim,
3) posiadają własny wkład finansowy w wysokości co najmniej 1 zł i dysponują odpowiednio wykwalifikowaną kadrą zdolną do realizacji zadania, legitymującą się udokumentowanymi kwalifikacjami,
4) przedstawią prawidłowo sporządzoną ofertę,
5) nie posiadają zaległości z tytułu zobowiązań cywilno – prawnych, a także podatków oraz innych danin o charakterze publiczno – prawnym,
6) nie posiadają zaległości z tytułu zobowiązań wobec Urzędu Miasta Oświęcim i innych jednostek organizacyjnych miasta.
2. Prezydent Miasta Oświęcim przy wyborze oferty kierować się będzie zasadą efektywności, partnerstwa, uczciwej konkurencji i jawności, dokonując wyboru najefektywniejszego sposobu wykorzystania środków publicznych przeznaczonych na realizację zadań, przestrzegając przy tym zasad uczciwej konkurencji wraz z zachowaniem wymogów określonych w art. 34 ust. 1 pkt 3 lit. a i art. 44 ust. 3 pkt. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r.
3. Szczegółowe zasady przyznawania dotacji określone są w „Rocznym programie współpracy Miasta Oświęcim z organizacjami pozarządowymi działającymi w sferze pożytku publicznego na rok 2024”.
4. Dotacje mogą być przekazane w transzach. Przekazanie kolejnych transz dotacji następuje zgodnie z harmonogramem zawartym w umowie. Oferentowi, który uzyska dotację po raz pierwszy, przekazanie kolejnej transzy dotacji nastąpi po złożeniu sprawozdania częściowego i rozliczeniu przekazanych środków finansowych z transzy poprzedniej.
5. Oferent może wykazać w rozliczeniu zadania inne środki finansowe niż dotacja, związane z realizacją zadania, sprzed daty podpisania umowy tj. od dnia 15 maja 2024 r. do dnia podpisania umowy, o ile okres ten zawiera się w terminie realizacji zadania. Ta sama zasada dotyczy wkładu rzeczowego oraz osobowego.
6. Oferent przyjmując zlecenie realizacji zadania, zobowiązuje się do jego wykonania w trybie i na zasadach określonych w umowie. Umowa zostanie sporządzona w formie pisemnej. Oferent zobowiązany jest do wyodrębnienia w ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację zadania.
7. Dopuszcza się dowolne dokonywanie zmian w poszczególnych pozycjach kosztów określonych w kalkulacji przewidywanych kosztów oferty realizacji zadania publicznego. W przypadku konieczności wprowadzenia nowej pozycji kosztorysowej lub usunięcia istniejącej już pozycji kosztorysowej, Oferent jest zobowiązany uzyskać pisemną zgodę Zleceniodawcy. Wniosek wraz z uzasadnieniem zmian należy złożyć na Dzienniku Podawczym Urzędu Miasta Oświęcim, a aktualizację oferty, po jej wcześniejszym odblokowaniu, należy przesłać poprzez generator wniosków na https://witkac.pl w terminie umożliwiającym rozpatrzenie sprawy przez Prezydenta Miasta.
8. Obowiązkiem każdej organizacji pozarządowej i podmiotu zrównanego realizującego zadanie publiczne finansowane ze środków dotacji jest zapewnienie dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Dostępność musi być zapewniona co najmniej w minimalnym wymiarze, o którym mowa w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. W indywidualnym przypadku, jeżeli organizacja lub podmiot zrównany nie jest w stanie, w szczególności ze względów technicznych lub prawnych, zapewnić dostępności osobie ze szczególnymi potrzebami w zakresie, o którym mowa w art. 6 ustawy o dostępności, podmiot ten jest obowiązany zapewnić takiej osobie dostęp alternatywny. Rekomendujemy opisanie w składanej ofercie realizacji zadania publicznego w jaki sposób zostanie zapewniona dostępność dla osób ze szczególnymi potrzebami, a także ewentualnie dostęp alternatywny.
9. W ramach realizacji zadań, podczas których oferent będzie korzystał z pracy wolontariuszy lub społecznej pracy członków organizacji obowiązkowe będzie dołączenie do sprawozdania z wykonania tego zadania karty czasu pracy/oświadczenia wolontariusza zawierającego: nazwę organizacji, nazwę zadania, nr umowy dotacyjnej, czas realizacji, liczbę przepracowanych godzin, szacunkowy koszt godziny pracy, opis wykonywanych czynności, datę ich świadczenia, zatwierdzenie karty/oświadczenia przez osoby upoważnione do reprezentowania organizacji na zewnątrz, podpis wolontariusza/członka organizacji (formularz dostępny u Zleceniodawcy).
10. Oferent zobowiązany jest przestrzegać zasad ochrony danych osobowych, zgodnie z przepisami RODO; w szczególności zapewnić zachowanie poufności danych przez kadrę zaangażowaną w realizację zadania oraz dopuszczać do przetwarzania danych wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania.
III. Termin i sposób składania ofert:
1. Warunkiem przystąpienia do konkursu jest złożenie oferty realizacji zadania poprzez generator wniosków na stornie internetowej https://witkac.pl oraz dostarczenie potwierdzenia złożenia oferty (podpisanego przez osobę/y upoważnione) w formie papierowej na dziennik podawczy Urzędu Miasta Oświęcim, ul. Zaborska 2 lub elektroniczne (zeskanowanego potwierdzenia) na adres e-mail: pm@um.oswiecim.pl Do oferty należy dołączyć wypis z ewidencji innej niż Krajowy Rejestr Sądowy, potwierdzający sposób reprezentacji podmiotu i wskazujący osoby upoważnione do jego reprezentowania, jeśli Oferent nie jest zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym.
2. Koszty, które nie mogą być pokrywane z dotacji miasta Oświęcim w 2024 r.:
1) budowa i zakup budynków, zakup gruntów oraz prowadzenie działalności gospodarczej,
2) pokrywanie deficytu działalności organizacji,
3) wsteczne finansowanie projektów (refinansowanie projektów),
4) wynagrodzenie osób, których praca nie jest związana z realizacją zadania (np. Zarządu),
5) wydatki na działalność polityczną i religijną,
6) wydatki, które merytoryczne nie są związane z realizacją zadania.
W ofercie należy wskazać dokładną datę rozpoczęcia i zakończenia realizacji zadania, mieszczącą się w terminie jego realizacji, wskazanym dziale I ogłoszenia.
3. Termin złożenia oferty
Oferty należy składać poprzez generator wniosków na stronie https://witkac.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia 10 kwietnia 2024 r. do godziny 15:30. W tym samym terminie, tj. do 10 kwietnia do godziny 15:30 należy złożyć „Potwierdzenie złożenia oferty” wygenerowane na stronie https://witkac.pl i podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji organizacji: – na dzienniku podawczym Urzędu Miasta Oświęcim, pok. 1, ul. Zaborska 2 (pod uwagę brana jest data wpływu dokumentu do Urzędu Miasta Oświęcim), – lub wysyłając skan na adres e-mail: pm@um.oswiecim.pl (pod uwagę brana jest data i godzina przesłania maila).
Oferty złożone w inny sposób oraz te z niezachowanymi terminami złożenia oferty i potwierdzenia – zostaną odrzucone.
4. Dodatkowych informacji udzielają pracownicy Urzędu Miasta Oświęcim:
Kinga Banda, Katarzyna Stańczyk tel. 33 842 91 51, Marek Tarnowski tel. 33 842 91 50.
IV. Tryb i kryteria wyboru ofert oraz termin dokonania wyboru ofert:
Oferty oceniane będą pod względem formalnym i merytorycznym. Rozpatrzeniu podlegać będzie także oferta, która została zgłoszona do konkursu jako jedyna.
1. Oceny formalnej dokonują pracownicy Wydziału Promocji Miasta Urzędu Miasta Oświęcim. Ocena formalna obejmuje:
1) kompletność złożenia oferty (oferta wraz z wymaganymi załącznikami),
2) terminowość złożenia oferty i potwierdzenie złożenia oferty,
3) zgodność wymaganych podpisów osób upoważnionych.
Niespełnienie powyższych wymogów skutkuje odrzuceniem oferty z powodów formalnych.
2. Oceny merytorycznej dokonuje komisja konkursowa.
Komisja konkursowa ocenia oferty według niżej zamieszczonych kryteriów oceny. Stwierdzonych na etapie oceny braków merytorycznych nie będzie można uzupełniać
i poprawiać. Będą miały one wpływ na niższą ocenę oferty. Protokoły ze spotkań komisji wraz z proponowanymi kwotami dotacji na realizację poszczególnych projektów przedkłada się Prezydentowi Miasta. W przypadku wątpliwości w ocenie merytorycznej, Komisja konkursowa może poprosić Oferenta o dodatkowe dokumenty i przedstawienie niezbędnych informacji. Jeśli z ważnych przyczyn wspólne spotkanie Komisji w celu oceny wniosków nie jest możliwe, dopuszcza się formę online oceny ofert.
Kryteria stosowane przy ocenie merytorycznej:
1) Ocena możliwości realizacji zadania publicznego przez organizację pozarządową – 0, 1 pkt
2) Ocena przedstawionej kalkulacji kosztów realizacji zadania, w tym odniesienie do zakresu rzeczowego zadania – 0-3 pkt
3) Ocena proponowanej jakości wykonania zadania oraz kwalifikacji osób, przy udziale których organizacja pozarządowa będzie realizować zadanie publiczne – 0-3 pkt
4) Ocena planowanego przez organizację pozarządową udziału środków finansowych własnych lub udziału środków finansowych pochodzących z innych źródeł na realizację zadania –
1 pkt – do 15%
2 pkt – 15,01%-30%
3 pkt – powyżej 30 %
5) Ocena planowanego przez organizację pozarządową wkładu rzeczowego, osobowego, w tym świadczenia wolontariuszy i pracę społeczną członków – 0-3 pkt
6) Analiza i ocena realizacji przez organizację pozarządową zleconych zadań publicznych w latach poprzednich pod względem rzetelności, terminowości i sposobu rozliczenia otrzymanych na ten cel środków: -2,-1, 0, 1, 2 pkt
Suma punktów: 15
Komisja konkursowa zaakceptuje i zarekomenduje Prezydentowi Miasta oferty, które otrzymają minimum 10 pkt. Prezydent Miasta akceptuje przedstawiane protokoły lub wnosi do nich uwagi. Kwota przyznanej dotacji może być niższa od wnioskowanej w ofercie. W przypadku akceptacji protokołu przez Prezydenta Miasta, Oferenci, którym zaproponowano kwotę dotacji niższą od wnioskowanej, zobowiązani są do złożenia poprzez generator wniosków https://witkac.pl zaktualizowanej oferty, w terminie do 14 dni od dnia powiadomienia.
Powiadomienia dokonuje się drogą telefoniczną lub elektroniczną odblokowując jednocześnie ofertę w generatorze wniosków. Złożenie aktualizacji oferty odbywa się poprzez poprawienie jej treści w generatorze i ponowne zatwierdzenie przez osoby upoważnione ze strony Oferenta.
Uwaga:
– niezłożenie aktualizacji oferty w terminie jest równoznaczne z wycofaniem oferty przez Oferenta.
– złożenie aktualizacji, w której nie uzupełniono wskazanych braków merytorycznych może spowodować odrzucenie oferty.
Zakres merytoryczny i finansowy oferty można pomniejszyć proporcjonalnie do zaproponowanej zmniejszonej kwoty dotacji w zakresie niewpływającym na zmianę oceny kryteriów wyboru oferty.
Prezydent Miasta zatwierdza zaktualizowane oferty realizacji zadania.
Ostateczną decyzję o przyznaniu dotacji i jej wysokości podejmuje Prezydent Miasta. Decyzja o przyznaniu dotacji nie jest decyzją administracyjną w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. Od podjętych decyzji nie przysługuje odwołanie. Rozstrzygnięcie konkursu nastąpi do dnia 30 kwietnia 2024 r. Podpisanie umów nastąpi niezwłocznie po rozstrzygnięciu konkursu.
Wykazy zadań, na które udzielono dotacje opublikowane zostaną:
– na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta Oświęcim,
– na stronie internetowej https://oswiecim.pl
– w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP)
Oferenci ,którym dotacja nie zostanie przyznana, zostaną o tym powiadomieni pisemnie. Oferenci mogą żądać do 30 dni od dnia ogłoszenia wyników uzasadnienia wyboru bądź odrzucenia oferty.
V. Informacja o zrealizowanych zadaniach publicznych i środkach przekazanych na ich realizację w ramach procedury konkursowej i w trybie pozakonkursowym w latach 2022 i 2023
Tryb konkursowy – Wypoczynek dzieci i młodzieży
2022 r.: 26 200 zł
2023 r.: 25 000 zł
Tryb pozakonkursowy – Wypoczynek dzieci i młodzieży
2022 r.: 13 800 zł
2023 r.: 0 zł
Szczegółowe wykazy dotacji z lat 2022 i 2023 są dostępne na stronie internetowej
https://bip.oswiecim.um.gov.pl/5952